Trong quá trình tư vấn, đào tạo cho các doanh nghiệp SMEs Việt Nam, chuyên gia A+ đã nhận thấy hầu như các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình đảm bảo tính hệ thống, khoa học và phù hợp. Dưới đây là những dạng quy trình điển hình trong SMEs:

1. Quy trình không được văn bản hóa

Đây là lỗi quy trình phổ biến trong nhiều doanh nghiệp vì còn rất nhiều người coi quy trình là thứ có thì tốt còn không có thì đôi khi hơi cứng nhắc, nên chỉ truyền miệng để mọi người cảm nhận và tự ghi nhớ, không mang tính chất bắt buộc. Hậu qua dẫn đến là các lỗi, khiếm khuyết, sai sót không được tích lũy và loại bỏ sau mỗi lần.

2. Quy trình đã được văn bản hóa nhưng lại không được áp dụng thực tế

Đây là trường hợp các doanh nghiệp có quy trình nhưng chỉ để cho “sang nhà” với mục đích chính là cho nhân viên trong công ty cũng như người ngoài cảm thấy sự chuyên nghiệp. Doanh nghiệp cần hiểu rằng quy trình là công việc thực tế chứ không phải thứ để “trang trí”. Việc có quy trình nhưng không áp dụng cũng sẽ dẫn đến tình trạng là tính kỷ luật trong nội bộ công ty không cao.

3. Có bộ văn bản quy trình, được áp dụng nhưng lại không có hướng dẫn thực hiện chi tiết

Đây là trường hợp mà sếp muốn làm, nhân viên cũng đồng tình, nhưng khi áp dụng thì có khoảng chênh lệch giữa sự hiểu của sếp và nhân viên. Nguyên nhân có thể do truyền đạt, do kiến thức và hiểu biết, do tầm nhìn của nhân viên và sếp có sự khác nhau.

Lúc này, doanh nghiệp cần có quản lý cấp trung, chủ động tham gia làm cầu nối để nhân sự cấp dưới hiểu và làm đúng ý của sếp cả vĩ mô và vi mô.

4. Quy trình được hướng dẫn thực hiện nhưng lại không có định lượng để kiểm soát

Đây là dạng quy trình có chất nhưng không có định lượng nên khi áp dụng với nhân viên thì mỗi người vẫn theo thói quen làm như cũ.

Trong nhiều trường hợp nhân viên sẽ thấy nó giống cái áo cùng một cỡ cho mọi kiểu người khác nhau, dẫn đến không áp dụng đại trà được vì người làm không thấy phù hợp với chính bản thân mình. Kết cục tất yếu là nhân viên sẽ dừng làm theo quy trình đó và dần dần quy trình sẽ “biến mất” khỏi công việc hàng ngày.

5. Có quy trình chặt chẽ, nhưng không áp phạt vào cơ chế lương

Đây là dạng khi nhân viên không làm theo quy trình thì cũng được sếp “thông cảm” và không bị xử phạt. Điều này tạo tâm lý dù làm hay không làm thì kết quả cũng giống nhau và quy trình sẽ chỉ áp dụng được trong một thời gian ngắn.