Loại bỏ “Black Box” trong doanh nghiệp bằng quy trình

PDCA không bắt đầu từ… “P”
17/07/2021

Loại bỏ “Black Box” trong doanh nghiệp bằng quy trình

Có khi nào doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn vì một người bất ngờ nghỉ việc? Bạn có thấy ở một số doanh nghiệp, công việc bị lệ thuộc vào một số người nhất định, có họ thì công việc được giải quyết nhanh chóng mà vắng họ thì những người còn lại sẽ rất khó khăn để giải quyết? “Bí mật” về cách giải quyết các nghiệp vụ tại doanh nghiệp/ tổ chức được chúng tôi gọi là Black Box.

 

Black Box có nghĩa đen là hộp đen, không thể nhìn được vào phía bên trong. Trong lĩnh vực vận tải chúng ta thường được nghe tới khái niệm hộp đen này để chỉ thiết bị được cài trên máy bay, xe ô tô để tự động ghi lại những thông tin liên quan tới vận hành của phương tiện, giúp cho việc lần ra các dấu vết khi tai nạn phát sinh… Bên cạnh đó các bạn cũng có thể tiếp cận với khái niệm Black Box Accounting, ám chỉ cách ghi chép sổ sách kế toán theo hướng làm phức tạp hóa vấn đề, cản trở các bên có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình giao dịch và lỗ lãi thực… Còn giữa giao thương và đầu tư nước ngoài, các doanh nghiệp sử dụng Black Box như một phương pháp nỗ lực giữ kín các bí quyết, thông tin kỹ thuật quan trọng để không bị đánh cắp bởi nước nhận đầu tư…

Vậy trong doanh nghiệp thì sao?

Ngoại trừ những thông tin kiểu như về know-how sản phẩm, nhân sự, lương bổng thì còn gì phải bí mật trong nội bộ không? Có lẽ các bạn sẽ thấy một sự thực ở rất nhiều các doanh nghiệp tại Việt nam chúng ta có đầy rẫy những bí mật giữa các phòng ban, các cá nhân trong… công việc, trong khi họ lại cần phối hợp với nhau để thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu. Nếu suy nghĩ theo hướng tiêu cực thì cũng có nhiều người/ bộ phận muốn giữ riêng cho mình những kiến thức, kinh nghiệm mà họ đã vất vả mới có được trong quá trình làm việc. Những nhân sự ấy sẽ không cảm thấy thực sự thoải mái khi phải chia sẻ cho những nhân viên “lười biếng” khác, không nỗ lực tìm tòi như họ.

Chúng ta có thể lý giải, hiểu cho “tâm sự” của những nhân sự cố gắng như thế, nhưng doanh nghiệp thì không thể để cho điều đó diễn ra được, bởi biết đâu một ngày đẹp trời nào đó nhân sự quan trọng ấy sẽ dứt áo ra đi… để những người còn lại ngơ ngác, không biết nên backup như thế nào?? Hơn nữa, cần phải hiểu cho đúng, mọi nhân sự được tuyển vào với năng lực phù hợp để góp phần phát triển công ty một cách tận tâm nhất, họ lại được thử thách, trải nghiệm, thất bại và thành công trên cơ sở vật chất của doanh nghiệp nên thành quả thu được tất nhiên sẽ là của doanh nghiệp. 

Trong doanh nghiệp, một người cố gắng tiến 100 bước cũng không bằng 100 người cố gắng 1 bước (*), doanh nghiệp cần đi đều chân để hướng tới phát triển bền vững, tận dụng tối đa trí tuệ của tập thể, và đó là lý do Black Box không cần và không nên duy trì trong tổ chức doanh nghiệp.

Thời nay đã khác thời xưa, doanh nghiệp vừa cần đi xa và cũng cần đi nhanh. Vậy nên, hãy chú trọng “nhân bản” các “siêu nhân” bằng cách áp dụng quy trình làm việc chuẩn và liên tục cải tiến chúng. Tất nhiên chủ doanh nghiệp cũng đừng kỳ vọng mọi người đều sẽ trở thành “siêu nhân” như bản gốc, đồng thời cũng đừng quên giữ không gian làm việc và sáng tạo nhất định cho “siêu nhân”, những người xuất sắc với vô vàn ý tưởng độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp phát triển, tăng trưởng nhanh hơn…

Để loại bỏ Black Box tại doanh nghiệp, các bạn có thể đẩy mạnh áp dụng chuẩn hóa quy trình, công cụ 5S cũng như Trực quan hóa phần lớn các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp mình…

Hãy khác biệt bằng cách xây dựng văn hóa chia sẻ và tích lũy thông tin trong doanh nghiệp, giúp mọi người dễ dàng làm việc hơn. 

 

(*) Dựa theo câu nói của Ono Taiichi, nhà sáng lập tập đoàn xe hơi Toyota nổi tiếng của Nhật Bản.

Thu Hương,

Ban tư vấn doanh nghiệp.