Tồn kho đích thực là lãng phí nhức nhối và phổ biến bậc nhất tại doanh nghiệp. Biết là vậy nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn không biết làm sao để có lối thoát trong vấn đề này. Liệu công cụ 5S có mang lại hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tồn kho? 

Trước hết hãy cùng xem tồn kho vì sao lại là một lãng phí lớn?

Đối với những ai nghiên cứu về lãng phí tại doanh nghiệp có lẽ đều biết tới 7 hay 8 lãng phí cơ bản, trong đó có nhắc tới Inventory, lãng phí phát sinh do việc tồn kho nhiều hơn mức cần thiết gây ra. Tồn kho không chỉ chiếm không gian kho vốn cũng cần đầu tư, thuê mướn cùng với phí duy trì… mà còn ảnh hưởng tới dòng tiền quý giá của doanh nghiệp để có được khối hàng hóa dư thừa đó. Không chỉ như vậy, hàng hóa dư thừa với khối lượng lớn sẽ “che” bớt tầm mắt của con người, gây nhiễu khiến con người khó khăn hơn trong việc phân biệt các loại hàng hóa, điều này là nguyên nhân của việc nhầm lẫn khi cần thiết. Bên cạnh đó, tồn kho quá mức cũng khiến cho các mặt hàng lưu trữ bị giảm chất lượng dẫn tới giảm giá hoặc phải vứt bỏ. Chắc chắn các bạn đều biết, Vắc-xin ngừa Covid-19 là mặt hàng quý giá đối với hầu hết các quốc gia trên thế giới trong bối cảnh hiện nay, tuy vậy nhiều nước phát triển lại mua và tích trữ quá nhiều, khiến cho Vắc-xin rơi vào tình trạng cận date’, phải cho đi vội vã hoặc hủy bỏ do không đảm bảo về chất lượng…

Cũng phải nhấn mạnh một điều, tồn kho nhiều tới mức thừa mứa, không quản nổi sẽ khiến cho ý thức của người lao động đối với giá trị của hàng hóa bị ảnh hướng rất xấu, người ta sẽ không còn thấy mặt hàng ấy có nhiều, không cần trân trọng nhiều nữa… đây là khởi đầu của một doanh nghiệp đang lựa chọn cách đi xuống, hủy hoại chính mình. Tại sao lại như vậy, câu trả lời chúng tôi xin dành lại cho mỗi doanh nghiệp, cho từng người quản lý là các bạn.

Vì sao lãng phí tồn kho lại trở nên phổ biến ở nhiều doanh nghiệp?

Có lẽ phần lớn doanh nghiệp đều hiểu về tồn kho và coi lãng phí tồn kho là kẻ thù của quản lý, vận hành doanh nghiệp. Nhưng các doanh nghiệp lại không biết làm sao để có thể chấm dứt “căn bệnh mạn tính” này. Nhà xưởng mới, kho mới rồi cũng sớm trở nên chật chội; dọn dẹp kho, vứt bớt đồ rồi lại đầy ắp tới mức cản trở cả lối đi… Bạn có thấy các hiện tượng như thế này ở doanh nghiệp của mình hoặc doanh nghiệp mà bạn biết không?

Nguyên nhân thì có nhiều, nhưng chúng tôi nhận thấy chủ yếu là những nội dung sau có liên quan tới tồn kho quá mức:

• Doanh nghiệp không tính được lượng hàng hóa tồn kho thích hợp
• Doanh nghiệp muốn mua lô lớn để được giá tốt
• Doanh nghiệp yên tâm khi có sẵn nhiều hàng hóa
• Doanh nghiệp không dám loại bỏ những đồ không thiết
• Doanh nghiệp giữ mọi thứ đồ vì nghĩ rằng sẽ có lúc cần dùng đến
• Doanh nghiệp không có các tiêu chuẩn và quy trình quản lý tồn kho phù hợp
• Doanh nghiệp không biết đâu là cách làm để giảm tồn kho đúng đắn
• …

Cứ thế, tồn kho tạo cảm giác tồi tệ như một căn bệnh ung thư, có phình to dần, hủy hoại “sức khỏe” của doanh nghiệp.

Công cụ 5S có thể ngăn ngừa lãng phí tồn kho?

Câu trả lời là Yes’! Có thể nhấn mạnh thêm, không thể giảm lãng phí tồn kho mà bỏ qua 5S. 5S chính là phương pháp căn bản và tốt nhất để đưa kho của doanh nghiệp về mức tối ưu với muôn vàn lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp đó.

Đầu tiên phải kể đến Sàng lọc (S1), bước này sẽ giúp doanh nghiệp “dám” loại bỏ những “của quý” không cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bước này giúp doanh nghiệp có thêm không gian nhưng để lại “nỗi đau” khi chúng ta phải vứt bớt đi một số lượng đồ đạc không thực sự cần thiết, nỗi đau này sẽ qua đi và khiến chúng ta ý thức rõ rệt hơn về giá trị, có trách nhiệm hơn khi đặt mua hàng hóa…

Tuy nhiên, điều tạo ra kết quả, quyết định đến lượng hàng hóa tồn kho lại tới từ Sắp xếp (S2) của 5S, bước này sử dụng nhiều kỹ thuật như layout, tam định, hay trực quan hóa… sẽ khiến cho mọi thứ đâu vào đó, không tồn tại không gian cho đồ vật và hàng hóa dư thừa… 

Hàng hóa được mua về là để phục vụ sản xuất, hoặc xuất bán cho khách hàng. Một khi hàng hóa chỉ nằm đó mà không được luân chuyển nhịp nhàng thì nó không còn đảm bảo giá trị vốn có của nó, bởi vậy khi đó hàng hóa sẽ trở nên lãng phí, trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp.

Lặp đi lặp lại mấy bước trong 5S chắc chắn sẽ giúp mọi thứ trở nên rõ ràng hơn, dòng chảy sẽ khai thông “long mạch” cho doanh nghiệp của bạn.

Quang Hà.

Ban tư vấn cải tiến_A+ Kaizen.