Tại sao nhiều công ty lại gặp khó khăn khi duy trì 5S, lúc đầu làm rất tốt 5S, sau đó, theo thời gian, phong trào 5S khó duy trì?

Trong quá trình triển khai thực hành tốt 5S, phong trào tại các công ty thường rất sôi nổi, hiệu quả trong giai đoạn đầu, với các hoạt động: sàng lọc (S1), sắp xếp (S2) và sạch sẽ (S3) và mang đến nhiều thay đổi rõ ràng về trực quan; nhưng đến giai đoạn sau 4-6 tháng, phong trào thường khó duy trì. Rất nhiều công ty đặt câu hỏi: sau 3S đầu, làm thế nào có thể triển khai và duy trì được 3S đầu này; có cần thiết phải thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tuần không?

Tại sao khó duy trì 5S? Một trong những lý do là khó tạo thành thói quen mỗi ngày đều thực hiện S1, S2, S3. Các thói quen tốt của mỗi cá nhân như tập thể dục hàng ngày, ăn uống lành mạnh, tiết kiệm tiền hàng tháng đều cần thời gian dài để tạo thành thói quen, đều cần thực hiện mỗi ngày, và duy trì tất cả các ngày trong tuần, qua đó thực sự tạo thành nếp, tạo thành thói quen mới. Do đó, để duy trì 5S, cần có cơ chế kiểm tra để đảm bảo trong giai đoạn đầu, các hoạt động S1, S2, S3 được thực hiện mỗi ngày. Sau nhiều tháng duy trì, các hoạt động 5S sẽ trở thành thói quen của người lao động.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì?

• Thiết kế bộ tiêu chí, chấm điểm 5S chuẩn hóa, đây là công việc hết sức quan trọng và cũng không hề đơn giản. Các doanh nghiệp thường tự xây lên một bộ quy chuẩn về 5S nhưng lại chưa có sự kiểm duyệt bởi những người có kinh nghiệm và xem xét tính khả tin của bộ đánh giá. Các chuyên gia A+ gợi ý rằng không nên để các tiêu chí về 5S dưới dạng văn bản mà nên chuẩn hóa tất cả bằng hình ảnh và dán trên bảng tin để trực quan hơn và tất cả mọi công nhân đều có thể nắm bắt được.
• Sau khi xây dựng bộ chấm điểm, việc tiếp theo là đào tạo đội ngũ chấm điểm 5S chuyên sâu để có thể đánh giá đúng, đủ tình trạng 5S của công ty. Vì việc đánh giá này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của công nhân, những người “bị chấm điểm” trong quá trình 5S. Do vậy, ban 5S của công ty phải luôn đánh giá đúng chuẩn thực trạng của doanh nghiệp mình và cập nhật những liên tục bộ chấm điểm.
• Kiểm điểm thường xuyên. Việc chấm điểm phải đi kèm với cách xử lý phù hợp, việc kiểm điểm sẽ giúp công nhân viên có thái độ nghiêm túc và đúng mực hơn với 5S. Có những doanh nghiệp sau khi đã triển khai 3S xong nhưng nhân viên đôi khi lại vẫn chưa 5S là một phần công việc, mà chỉ là “phụ thêm”. Sự kiểm điểm các cấp và nhắc nhở liên tục sẽ là chìa khóa giải quyết vấn đề trên.
• Khen thưởng, khích lệ công nhân. Bên cạnh việc kiểm điểm, khen thưởng cũng là một hoạt động hết sức cần thiết, giúp công nhân viên có thêm động lực để phấn đầu và thực hiện 5S. Có thể khen thưởng theo tổ, nhóm hoặc từng cá nhân (thường các DN sẽ khen thưởng theo tổ).
• Tác động vào lòng tự trọng. Đây là biện pháp cuối cùng khi mà việc duy trì 5S đang bị ỳ trệ từ phía công nhân viên. Chụp hình những nơi không tuân thủ 5S, dán vào chổ có nhiều người tụ tập (nhà ăn, phòng họp, phòng thay đồ…), người làm việc ở vị trí bị chụp hình sẽ nhận ra “mình không giống ai”. Chụp 1 lần chưa lay chuyển được, chụp 2-3 lần sẽ làm người ta thấy “nhột” mà thay đổi. Khi đó người ta sẽ tự giác tuân thủ.